Prosessit strategian toteutuksessa

Prosessijohtaminen on käytännössä havaittu tehokkaaksi keinoksi kehittää yrityksen suorituskykyä. Tavoitteena on samanaikaisesti parantaa asiakkaan kokemaa palvelua ja kasvattaa yrityksen tuottavuutta. Prosessijohtamisen valmennuksessa käydään läpi seuraavat vaiheet:
• kartoitetaan yrityksen pääprosessit,
• laaditaan niille prosessikuvaukset,
• luodaan organisaatioon kyvykkyys prosessien jatkuvaan kehittämiseen itsenäisesti.

Strategialähtöinen prosessien tunnistaminen

Toiminnallisen tavoitetilan saavuttamiseksi tarvittavat pääprosessit ja niiden keskinäiset riippuvuudet tunnistetaan. Pääprosessit ovat ne tekemisketjut, joiden välittömänä tuloksena yrityksen tuottama lisäarvo syntyy.

Kullekin pääprosessille nimetään omistaja ja prosessin omistajan tehtävä määritellään. Prosessinomistajalta edellytetään erinomaisia vuorovaikutustaitoja, aktiivista otetta toiminnan kehittämiseen ja kykyä johtaa muutosta. Tyypillisesti prosessinomistaja vastaa prosessinsa suorituskyvystä ja sen jatkuvasta kehittämisestä. Prosessinomistajan ja toimintojen vastuuhenkilöiden keskinäinen vastuujako määritellään.

Johtoryhmän lisäksi työskentelyyn on hyvä ottaa mukaan pääprosessien omistajat. Työskentelyn tuloksena johtoryhmällä ja prosessinomistajilla on selkeä ja yhtenäinen näkemys siitä, millä prosesseilla yrityksen vision mukainen tavoitetila saavutetaan.

Pääprosesseille voidaan laatia tavoitetilan kuvaus, joka johdetaan suoraan yrityksen strategisesta tavoitetilasta. Prosessien tavoitetilan konkreettinen kuvaus antaa prosessinomistajille selkeä suunnan prosessinsa kehittämiselle strategialähtöisesti. Prosessien tavoitetilan kuvaamisessa noudatetaan samoja menetelmiä kuin vision/strategian kirkastamisessa.

Prosessien kuvaaminen

Yrityksen pääprosessit kuvataan valmennuksen aikana. Valmennuksen tuloksena yritykseen muodostuu riittävä osaaminen prosessien kuvaamiseen itsenäisesti. Valmennuksessa prosessinomistajat ja tarvittavat avainhenkilöt saavat käytännöllistä tukea prosessikuvauksen laatimiseen. Valmennus koostuu työpajoista ja niiden välissä tapahtuvasta itsenäisestä työskentelystä. Valmennus aloitetaan koko päivän työpajalla, jonka lisäksi tarvitaan tyypillisesti kaksi puolen päivän työpajaa 2-3 viikon välein.

Prosessin kuvaaminen on prosessinomistajan tehtävä.

Prosessikuvauksessa voi olla enemmän kuin yksi hierarkinen taso niin, että ylemmän tason kuvaus on karkeampi ja alemman tason kuvaus yksityiskohtaisempi. Ylemmän tason kuvausta käytetään prosessin yleiseen hahmottamiseen ja viestintään. Alemman (=tarkemman) tason kuvauksia käytetään prosessin kehityksen välineenä. Strategian toteutuksen viemiseksi käytännön tekemisen tasolle prosessikuvauksen tarkimman tason pitää käsitellä konkreettista tekemistä.

Prosessien suorituskyvyn parantaminen

Prosessien päämittareiden tulee mahdollisimman suoraan kertoa yrityksen strategisessa tavoitetilakuvauksessa valittujen tavoitteiden toteutumisesta. Valmennuksessa käydään läpi prosessin suorituskykyyn vaikuttavia lainalaisuuksia ja mittaamisen merkitystä kehittämisen apuvälineenä.

Valmennuksen aikana laaditaan kuvatuille prosesseille niiden suorituskykyä aidosti kuvaava mittaristo. Lisäksi muodostetaan mittareita, jotka kuvaavat prosessin kehittämisen etenemistä ja siten ennakoivat prosessin suorituskyvyn kehitystä. Valmennuksessa tutustutaan myös jatkuvan parantamisen systematiikkaan ja kehittämismenetelmiin.

Valmennus toteutetaan työpajatyöskentelynä ja niiden välillä tapahtuvana osallistujien itsenäisenä työnä. Valmennuksen tuloksena osallistujille muodostuu perusosaaminen prosessin suorituskyvyn parantamisessa sovelletuista hyvistä käytännöistä.

Saatavilla on tarvittaessa myös prosessinomistajille tarkoitettua yksilöllistä valmennusta, jolla kehitetään henkilön kykyä ohjata ja sitouttaa prosessiin osallistuvia työyhteisön jäseniä kehittämään toimintaa itsenäisesti ja oma-aloitteisesti.